Privacy Notice: WhatsApp ordering service
Notis Privasi: Perkhidmatan pesanan WhatsApp
隐私声明：WhatsApp 订货服务

1. Who we are

Greenstem Business Software Sdn. Bhd. ("Greenstem", "we") provides automotive workshops in Malaysia with an automated WhatsApp ordering and stock-enquiry service. The workshop you are messaging is the business you are dealing with; Greenstem runs this service for the workshop. How the workshop itself uses your details in its own accounts, invoices and records is covered by the workshop's own privacy notice.

Address: A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

2. What happens when you message a workshop

• An automated assistant replies to questions about the workshop's parts, prices and stock. It tells you it is automated, and if you ask whether you are talking to a machine it answers truthfully.
• Prices, stock and part numbers come from the workshop's own business system, never from the assistant's guesswork.
• When you want to order, the assistant shows a summary with buttons. An order is placed in the workshop's system only after you tap Confirm. The button follows the workshop's language and may read Sahkan or 确认 instead.
• Workshop staff may reply to you from the same WhatsApp number. When they do, the assistant stays quiet in that chat. You can ask for staff at any time.
• The assistant only handles the workshop's parts and orders. Payment is arranged by the workshop directly; the assistant never asks for card or bank details.

3. Information we handle

• Your WhatsApp details: your phone number and the profile name WhatsApp shows to businesses.
• Your messages: the text of messages between you and the workshop, including replies from workshop staff, and delivery and read statuses reported by WhatsApp.
• Earlier chats: when a workshop connects its existing WhatsApp Business number, WhatsApp may share recent chat history between you and the workshop. We keep it so the assistant has the context of your earlier conversation; the assistant does not reply to old messages.
• Order details: the parts, quantities and prices in your order summary, your confirmation, the order reference and the document number the workshop's system gives it.
• Vehicle details you give us: for example the registration number, model or mileage, when they help find the right part.
• Your customer record at the workshop: if your phone number matches a customer in the workshop's system, we use that record so the workshop's prices and account apply to your order.
• Technical records: timestamps, message identifiers and security logs. In our logs, phone numbers are masked to the last four digits.

At present the service handles text messages. We do not ask for identity documents, and we do not collect payment details through WhatsApp.

4. Why we use it

• To answer your enquiries about parts, prices and availability.
• To prepare your order summary and, after you confirm, create the order in the workshop's system and tell you its number.
• To send you updates about an order you placed, for example when it is recorded or when staff need to contact you.
• To hand your conversation to workshop staff when you ask, or when the assistant cannot help.
• To keep an accurate record of each order (what was shown, what you confirmed, and when) for the workshop's accounts and to resolve disputes.
• To keep the service secure and working, and to meet our legal obligations.

We process your information because you chose to message the workshop and asked for its help, to carry out the order you confirm, and to meet legal and record-keeping duties.

5. Who else handles it

• WhatsApp (Meta): your messages travel through the WhatsApp Business Platform. WhatsApp's own terms and privacy policy also apply to your use of WhatsApp.
• Our AI service provider, DeepSeek: the text of the conversation is sent to DeepSeek's service so the assistant can understand your request and write a reply. We have opted out of DeepSeek using our data to train or improve its models, and we never use your messages to train AI models ourselves.
• Our hosting provider: the service runs on servers operated by Exabytes, in Malaysia.
• The workshop's business system: your order is created in the workshop's own accounting or stock system, which the workshop controls.

We do not sell your information and we do not use it for advertising.

6. Transfers outside Malaysia

Some of these providers process information outside Malaysia. DeepSeek's servers are in the People's Republic of China, and Meta operates in several countries. We send only what each provider needs to do its job, we choose providers that are bound by contract to protect the information, and we transfer personal data only as the Personal Data Protection Act 2010 allows.

7. How long we keep it

After these periods the information is deleted. If you ask us to delete your information, we do so within 30 days of verifying your request, except order records we must keep by law.

8. How we protect it

• Traffic to and from the service is encrypted.
• Workshops' WhatsApp access tokens and business-system connection details are stored encrypted. The service's own keys are kept outside the software and can be read only by the service and authorised Greenstem staff.
• Each workshop can only see its own conversations and orders.
• If a data breach is likely to cause you significant harm, we will tell you, and we will notify the Personal Data Protection Commissioner as the law requires.

9. Your rights

• Ask what information we hold about you and get a copy.
• Ask us to correct information that is wrong.
• Stop using the service at any time: stop messaging, or ask for a staff member. You can also ask us to delete your information (see section 7).
• Withdraw your consent to further processing, or limit how we use your information.
• Complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

Write to our Data Protection Officer (section 12) from the phone number or with the details you used, so we can find your records. We will reply within 21 days.

10. Workshops that connect their WhatsApp number

When a workshop connects its number through our onboarding page, we receive and store the details Meta provides for that business account: the business and WhatsApp account identifiers, the phone numbers, and an access token, which we keep encrypted. We use them only to run the service for that workshop. When the workshop disconnects we stop using them, and we delete them when the workshop asks us to, except records we must keep by law.

11. Changes to this notice

We will update this page when the service changes, and change the version and date at the top. If a change affects how we use information you have already given us, we will tell workshops and, where appropriate, you.

12. Contact us

Data Protection Officer: Phoon Kim Loong
Email: admin@greenstem.com.my
Phone: +603-62633933
Post: Greenstem Business Software Sdn. Bhd., A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

1. Siapa kami

Greenstem Business Software Sdn. Bhd. ("Greenstem", "kami") menyediakan perkhidmatan pesanan dan pertanyaan stok WhatsApp secara automatik kepada bengkel automotif di Malaysia. Bengkel yang anda hubungi ialah pihak yang berurusan dengan anda; Greenstem menjalankan perkhidmatan ini bagi pihak bengkel tersebut. Cara bengkel menggunakan maklumat anda dalam akaun, invois dan rekodnya sendiri tertakluk kepada notis privasi bengkel itu.

Alamat: A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

2. Apa yang berlaku apabila anda menghantar mesej kepada bengkel

• Pembantu automatik menjawab soalan tentang alat ganti, harga dan stok bengkel. Ia memberitahu anda bahawa ia automatik, dan jika anda bertanya sama ada anda sedang bercakap dengan mesin, ia akan menjawab dengan jujur.
• Harga, stok dan nombor alat ganti diambil daripada sistem perniagaan bengkel sendiri, bukan diteka oleh pembantu.
• Apabila anda ingin membuat pesanan, pembantu memaparkan ringkasan dengan butang. Pesanan hanya dibuat dalam sistem bengkel selepas anda menekan Sahkan. Nama butang mengikut bahasa bengkel dan mungkin tertulis Confirm atau 确认.
• Kakitangan bengkel mungkin membalas anda daripada nombor WhatsApp yang sama. Apabila mereka membalas, pembantu akan berhenti menjawab dalam perbualan itu. Anda boleh meminta untuk bercakap dengan kakitangan pada bila-bila masa.
• Pembantu hanya mengendalikan alat ganti dan pesanan bengkel. Bayaran diuruskan terus oleh bengkel; pembantu tidak akan meminta butiran kad atau akaun bank anda.

3. Maklumat yang kami kendalikan

• Butiran WhatsApp anda: nombor telefon anda dan nama profil yang dipaparkan oleh WhatsApp kepada perniagaan.
• Mesej anda: teks mesej antara anda dan bengkel, termasuk balasan kakitangan bengkel, serta status penghantaran dan bacaan yang dilaporkan oleh WhatsApp.
• Perbualan terdahulu: apabila bengkel menyambungkan nombor WhatsApp Business sedia adanya, WhatsApp mungkin berkongsi sejarah perbualan terkini antara anda dan bengkel. Kami menyimpannya supaya pembantu memahami konteks perbualan anda sebelum ini; pembantu tidak membalas mesej lama.
• Butiran pesanan: alat ganti, kuantiti dan harga dalam ringkasan pesanan anda, pengesahan anda, rujukan pesanan dan nombor dokumen yang diberikan oleh sistem bengkel.
• Butiran kenderaan yang anda berikan: contohnya nombor pendaftaran, model atau jarak perjalanan, apabila ia membantu mencari alat ganti yang betul.
• Rekod pelanggan anda di bengkel: jika nombor telefon anda sepadan dengan pelanggan dalam sistem bengkel, kami menggunakan rekod itu supaya harga dan akaun bengkel digunakan untuk pesanan anda.
• Rekod teknikal: cap masa, pengecam mesej dan log keselamatan. Dalam log kami, nombor telefon disembunyikan kecuali empat digit terakhir.

Buat masa ini perkhidmatan ini mengendalikan mesej teks. Kami tidak meminta dokumen pengenalan diri dan tidak mengumpul butiran pembayaran melalui WhatsApp.

4. Mengapa kami menggunakannya

• Untuk menjawab pertanyaan anda tentang alat ganti, harga dan stok.
• Untuk menyediakan ringkasan pesanan anda dan, selepas anda mengesahkannya, membuat pesanan dalam sistem bengkel serta memberitahu anda nombornya.
• Untuk menghantar maklumat terkini tentang pesanan yang anda buat, contohnya apabila pesanan direkodkan atau apabila kakitangan perlu menghubungi anda.
• Untuk menyerahkan perbualan anda kepada kakitangan bengkel apabila anda memintanya, atau apabila pembantu tidak dapat membantu.
• Untuk menyimpan rekod yang tepat bagi setiap pesanan (apa yang dipaparkan, apa yang anda sahkan dan bila) untuk akaun bengkel dan bagi menyelesaikan pertikaian.
• Untuk memastikan perkhidmatan selamat dan berfungsi, serta memenuhi kewajipan undang-undang kami.

Kami memproses maklumat anda kerana anda memilih untuk menghubungi bengkel dan meminta bantuannya, untuk melaksanakan pesanan yang anda sahkan, dan untuk memenuhi kewajipan undang-undang dan penyimpanan rekod.

5. Pihak lain yang mengendalikannya

• WhatsApp (Meta): mesej anda dihantar melalui WhatsApp Business Platform. Terma dan dasar privasi WhatsApp juga terpakai kepada penggunaan WhatsApp anda.
• Penyedia perkhidmatan AI kami, DeepSeek: teks perbualan dihantar kepada perkhidmatan DeepSeek supaya pembantu dapat memahami permintaan anda dan menulis balasan. Kami telah memilih untuk tidak membenarkan DeepSeek menggunakan data kami bagi melatih atau menambah baik modelnya, dan kami sendiri tidak pernah menggunakan mesej anda untuk melatih model AI.
• Penyedia pengehosan kami: perkhidmatan ini berjalan pada pelayan yang dikendalikan oleh Exabytes, di Malaysia.
• Sistem perniagaan bengkel: pesanan anda dibuat dalam sistem perakaunan atau stok bengkel sendiri, yang dikawal oleh bengkel.

Kami tidak menjual maklumat anda dan tidak menggunakannya untuk pengiklanan.

6. Pemindahan ke luar Malaysia

Sesetengah penyedia ini memproses maklumat di luar Malaysia. Pelayan DeepSeek terletak di Republik Rakyat China, dan Meta beroperasi di beberapa negara. Kami hanya menghantar apa yang diperlukan oleh setiap penyedia untuk menjalankan tugasnya, kami memilih penyedia yang terikat secara kontrak untuk melindungi maklumat, dan kami memindahkan data peribadi hanya sebagaimana yang dibenarkan oleh Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

7. Tempoh kami menyimpannya

Selepas tempoh ini maklumat akan dipadam. Jika anda meminta kami memadam maklumat anda, kami akan berbuat demikian dalam tempoh 30 hari selepas permintaan anda disahkan, kecuali rekod pesanan yang wajib kami simpan mengikut undang-undang.

8. Cara kami melindunginya

• Trafik ke dan dari perkhidmatan ini disulitkan.
• Token akses WhatsApp bengkel dan butiran sambungan sistem perniagaannya disimpan dalam bentuk tersulit. Kunci perkhidmatan ini sendiri disimpan di luar perisian dan hanya boleh dibaca oleh perkhidmatan ini serta kakitangan Greenstem yang diberi kuasa.
• Setiap bengkel hanya boleh melihat perbualan dan pesanannya sendiri.
• Jika berlaku pelanggaran data yang mungkin menyebabkan kemudaratan besar kepada anda, kami akan memaklumkan anda dan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang.

9. Hak anda

• Bertanya maklumat yang kami simpan tentang anda dan mendapatkan salinannya.
• Meminta kami membetulkan maklumat yang salah.
• Berhenti menggunakan perkhidmatan ini pada bila-bila masa: berhenti menghantar mesej, atau minta untuk bercakap dengan kakitangan. Anda juga boleh meminta kami memadam maklumat anda (lihat bahagian 7).
• Menarik balik persetujuan anda untuk pemprosesan selanjutnya, atau mengehadkan cara kami menggunakan maklumat anda.
• Membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

Tulis kepada Pegawai Perlindungan Data kami (bahagian 12) daripada nombor telefon atau dengan butiran yang anda gunakan, supaya kami dapat mencari rekod anda. Kami akan membalas dalam tempoh 21 hari.

10. Bengkel yang menyambungkan nombor WhatsApp mereka

Apabila bengkel menyambungkan nombornya melalui halaman pendaftaran kami, kami menerima dan menyimpan butiran yang diberikan oleh Meta bagi akaun perniagaan tersebut: pengecam perniagaan dan akaun WhatsApp, nombor telefon, dan token akses yang kami simpan dalam bentuk tersulit. Kami menggunakannya hanya untuk menjalankan perkhidmatan bagi bengkel itu. Apabila bengkel memutuskan sambungan, kami berhenti menggunakannya, dan kami memadamnya apabila bengkel memintanya, kecuali rekod yang wajib kami simpan mengikut undang-undang.

11. Perubahan kepada notis ini

Kami akan mengemas kini halaman ini apabila perkhidmatan berubah, serta menukar versi dan tarikh di bahagian atas. Jika sesuatu perubahan menjejaskan cara kami menggunakan maklumat yang telah anda berikan, kami akan memaklumkan bengkel dan, jika sesuai, anda.

12. Hubungi kami

Pegawai Perlindungan Data: Phoon Kim Loong
E-mel: admin@greenstem.com.my
Telefon: +603-62633933
Pos: Greenstem Business Software Sdn. Bhd., A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

Jika terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

1. 我们是谁

Greenstem Business Software Sdn. Bhd.（“Greenstem”、“我们”）为马来西亚的汽车车厂提供自动化的 WhatsApp 订货及库存查询服务。您所联系的车厂才是与您交易的商家；Greenstem 为该车厂运行此服务。车厂如何在其本身的账目、发票和记录中使用您的资料，受该车厂本身的隐私声明规范。

地址：A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

2. 当您联系车厂时会发生什么

• 自动助理会回答有关车厂零件、价格和库存的问题。它会告诉您它是自动的；如果您问自己是否在和机器对话，它会如实回答。
• 价格、库存和零件编号都来自车厂本身的业务系统，绝不是助理的猜测。
• 当您想下单时，助理会显示附有按钮的订单摘要。只有在您点击确认之后，订单才会在车厂的系统中建立。按钮名称视车厂所用的语言而定，也可能显示为 Confirm 或 Sahkan。
• 车厂职员可能会用同一个 WhatsApp 号码回复您。职员回复时，助理会在该对话中停止回复。您可以随时要求由职员为您服务。
• 助理只处理车厂的零件和订单。付款由车厂直接安排；助理绝不会向您索取信用卡或银行资料。

3. 我们处理的资料

• 您的 WhatsApp 资料：您的电话号码，以及 WhatsApp 向商家显示的个人资料名称。
• 您的讯息：您与车厂之间的讯息内容，包括车厂职员的回复，以及 WhatsApp 回报的送达和已读状态。
• 早前的对话：当车厂连接其现有的 WhatsApp Business 号码时，WhatsApp 可能会分享您与车厂之间近期的对话记录。我们保存这些记录，让助理了解您之前对话的背景；助理不会回复旧讯息。
• 订单资料：订单摘要中的零件、数量和价格，您的确认，订单编号，以及车厂系统给予的单据号码。
• 您提供的车辆资料：例如车牌号码、车型或里程，用于帮助找到合适的零件。
• 您在车厂的客户记录：如果您的电话号码与车厂系统中的客户相符，我们会使用该记录，让车厂的价格和账户适用于您的订单。
• 技术记录：时间戳记、讯息识别码和安全日志。在我们的日志中，电话号码只显示最后四位数字。

目前本服务只处理文字讯息。我们不会索取身份证明文件，也不会通过 WhatsApp 收集付款资料。

4. 我们为何使用这些资料

• 回答您有关零件、价格和库存的询问。
• 准备您的订单摘要，并在您确认后于车厂系统中建立订单，再告知您订单号码。
• 向您发送有关您所下订单的最新消息，例如订单已登记，或职员需要联系您时。
• 在您要求时，或助理无法协助时，将您的对话转交车厂职员。
• 为每份订单保存准确的记录（显示了什么、您确认了什么以及何时确认），供车厂记账及解决纠纷之用。
• 维持服务的安全和正常运作，并履行我们的法律义务。

我们处理您的资料，是因为您选择联系车厂并寻求其协助，是为了执行您所确认的订单，也是为了履行法律及保存记录的义务。

5. 其他处理资料的单位

• WhatsApp（Meta）：您的讯息经由 WhatsApp Business Platform 传送。WhatsApp 本身的条款和隐私政策也适用于您对 WhatsApp 的使用。
• 我们的人工智能服务供应商 DeepSeek：对话内容会发送至 DeepSeek 的服务，让助理理解您的要求并撰写回复。我们已选择不允许 DeepSeek 使用我们的资料来训练或改进其模型，我们自己也绝不会使用您的讯息来训练人工智能模型。
• 我们的主机服务供应商：本服务运行于 Exabytes 在马来西亚管理的服务器上。
• 车厂的业务系统：您的订单会在车厂本身的会计或库存系统中建立，该系统由车厂管理。

我们不会出售您的资料，也不会将其用于广告。

6. 马来西亚境外的资料转移

部分供应商会在马来西亚境外处理资料。DeepSeek 的服务器位于中华人民共和国，而 Meta 在多个国家营运。我们只发送每个供应商执行其工作所需的资料，选择受合约约束、必须保护资料的供应商，并且只在《2010年个人资料保护法令》（Personal Data Protection Act 2010）允许的情况下转移个人资料。

7. 我们保存资料的期限

期限届满后，资料会被删除。如果您要求我们删除您的资料，我们会在核实您的要求后 30 天内删除，但依法必须保存的订单记录除外。

8. 我们如何保护资料

• 往返本服务的传输均经过加密。
• 车厂的 WhatsApp 访问令牌和业务系统连接资料均以加密方式储存。本服务本身的密钥存放于软件之外，只有本服务和获授权的 Greenstem 职员才能读取。
• 每家车厂只能查看其本身的对话和订单。
• 如果资料外泄可能对您造成重大伤害，我们会通知您，并按法律规定通知个人资料保护专员（Personal Data Protection Commissioner）。

9. 您的权利

• 查询我们持有的关于您的资料，并索取副本。
• 要求我们更正错误的资料。
• 随时停止使用本服务：停止发送讯息，或要求由职员为您服务。您也可以要求我们删除您的资料（见第 7 节）。
• 撤回您对进一步处理资料的同意，或限制我们使用您资料的方式。
• 向马来西亚个人资料保护专员投诉。

请使用您曾经用过的电话号码，或提供您曾经使用的资料，写信给我们的资料保护官（见第 12 节），以便我们找到您的记录。我们会在 21 天内回复。

10. 连接 WhatsApp 号码的车厂

当车厂通过我们的开通页面连接其号码时，我们会接收并储存 Meta 为该商业账户提供的资料：商家及 WhatsApp 账户识别码、电话号码，以及一个我们以加密方式保存的访问令牌。我们只会用这些资料为该车厂运行本服务。车厂断开连接后，我们会停止使用这些资料；当车厂要求时，我们会将其删除，但依法必须保存的记录除外。

11. 本声明的修改

当服务有所变更时，我们会更新此页面，并更改页首的版本和日期。如果某项修改影响我们使用您已提供资料的方式，我们会通知车厂，并在适当时通知您。

12. 联系我们

资料保护官：Phoon Kim Loong
电邮：admin@greenstem.com.my
电话：+603-62633933
邮寄地址：Greenstem Business Software Sdn. Bhd., A-3-3A, Block A, Ativo Plaza. No 1, Jalan PJU 9/1, Bandar Sri Damansara, 52200 Kuala Lumpur.

如本声明的中文版本与英文版本有任何不一致之处，以英文版本为准。